LA REDACCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS PARA CLIENTES DE TRADUCCIÓN

Cuando hablamos de las claves del éxito en traducción, solemos pensar en la propia naturaleza del producto traducido, de la calidad que presenta nuestro producto final. Por ello, como profesionales del sector de la prestación de servicios lingüísticos, dedicamos un gran esfuerzo a mejorar todos los procesos relacionados con la labor traductora. Prueba de ello, son los innumerables recursos que encontramos en línea en los que, por ejemplo, podemos aprender a utilizar nuevas herramientas para llevar a cabo controles de calidad (y así poder comprobar si un producto supera una serie de requisitos mínimos y tener en cuenta los fallos más habituales para próximos encargos), podemos consultar fuentes bibliográficas, bases de datos o directorios de terminología (que nos ayudan a imprimir una mayor precisión lexicológica en los textos), podemos compartir dudas con compañeros de profesión, poner en común nuestros conocimientos y servir de fundamento para las decisiones de otros traductores que se hagan las mismas preguntas que nosotros, podemos aprender a utilizar herramientas de traducción asistida por ordenador para agilizar todos los procesos y crear nuestros propios recursos, como memorias de traducción o glosarios, que nos ahorrarán tiempo a largo plazo, por no hablar de la infinidad de cursos que tienen como objetivo formar a los traductores en las áreas de especialidad sobre las que traducen (medicina, derecho, tecnología, etc.). Como podemos ver, existe toda una ideología en cuanto a que el éxito en traducción gira en torno a la calidad de los productos que generamos. Y, aunque ese es uno de los pilares esenciales para destacar como uno de los mejores proveedores de servicios lingüísticos, es preciso recordar que la actividad traductora no existe de forma aislada e independiente, sino que constituye una actividad comercial que, en términos empresariales, no existiría si no hubiera partes interesadas con necesidad de asistencia lingüística. Dicho de otro modo, una persona o una agencia dedicada a la prestación de servicios lingüísticos no podría destacar de ningún modo ni ascender ningún tipo de escalafón entre distintas empresas si no existieran clientes que les proporcionasen un trabajo y que, posteriormente, pudieran apreciar y divulgar la calidad de los servicios prestados.

Esto nos lleva a concluir que crear relaciones profesionales, sanas y duraderas con los clientes influye significativamente en el éxito que tengamos en la industria de la traducción. Esto se debe a varios motivos. En primer lugar, comunicarse con el cliente correctamente demuestra seriedad y compromiso, dos valores realmente importantes, puesto que ningún cliente depositaría su confianza en agencias en las que no confiase. En segundo lugar, una relación constante y uniforme con los clientes nos permitirá optimizar todos los flujos de trabajo, ya que nos permitirá conocer en todo momento las necesidades y las expectativas de los clientes de cara a las entregas y, además, nos permitirá poner en comunicación las dudas y comentarios de los profesionales lingüísticos con los clientes, para que puedan responderlas antes de que sea demasiado tarde. Finalmente, un trabajo dedicado posterior a la entrega final y un trato agradable pueden hacer que estos clientes recomienden nuestros servicios a otros clientes a su vez, lo que hará que nuestro negocio prospere a pasos agigantados. Ahora bien, ¿cómo lo conseguimos?

Sin duda en la época actual las comunicaciones entre las agencias de traducción y los clientes se producen a través del correo electrónico. Por supuesto, también existen las llamadas telefónicas, pero estas obedecen más a contextos de inmediatez y urgencia o a contextos con fines comerciales. A título general, los correos electrónicos son el medio de comunicación en el ámbito empresarial y, en la industria de la traducción, no podría ser menos. Pero, ¿sabemos realmente cómo redactar correos electrónicos correctos que consigan lograr los objetivos que mencionábamos anteriormente? Especialmente en este sector, tan vinculado a las lenguas y a la comunicación a distintos niveles, cada vez que escribimos un correo electrónico estamos dando una imagen corporativa muy concreta, así que algunos fallos pueden terminar jugándonos una mala pasada y minando la imagen que generamos en los clientes.

Por supuesto, a la hora de redactar correos electrónicos para los clientes de traducción lo primero que hay que tener en cuenta es la finalidad del mismo. ¿Estamos escribiendo para presentar nuestros servicios a un cliente potencial? ¿Estamos tratando con uno de nuestros clientes habituales para un asunto relacionado con un encargo en curso? ¿Nos estamos poniendo en contacto con un cliente en concreto para abordar alguna incidencia? Los correos electrónicos con mayor tasa de éxito son aquellos que evidencian su finalidad con un vistazo rápido. Para ello, no podemos olvidar redactar asuntos concisos que reúnan las palabras clave del motivo del contacto, pero que no se pierdan en los detalles. Asimismo, nada más empezar el cuerpo del mensaje, se recomienda explicar brevemente el motivo del contacto de forma más elaborada, pero reservando los detalles del mismo para párrafos posteriores.

A la hora de leer un mensaje por correo electrónico, se agradece que toda la información se exponga de manera ordenada y que siga un orden lógico. Por ejemplo, si nos presentamos a un cliente, podemos hablar acerca de quiénes somos, cómo les hemos conocido y cómo podemos crear una colaboración comercial provechosa, en lugar de avasallar con información sobre los servicios que ofrecemos, las ofertas y los resultados. Como en todos los casos, el motivo del mensaje tiene que quedar claro y presentar toda la información necesaria para que se pueda entender el contexto. Por supuesto, hay que cuidar los elementos periféricos, como las fórmulas de saludo y de despedida, y evitar confundir el registro, ya que, por lo general, no debemos mostrar el mismo grado de cercanía con los clientes que el que mostraríamos con amigos y familiares. Finalmente, es preciso comprobar que la ortografía sea correcta, algo especialmente sensible para una agencia de traducción, porque cada vez que hablamos, estamos representando la imagen de nuestra empresa.

 

Ref. de la imagen: https://www.wallpaperflare.com/keyboard-hands-write-input-email-contact-letters-glut-wallpaper-akdki

¡Comparte!