El mundo de la prestación de servicios lingüísticos está ligado indefectiblemente al de la gestión del tiempo. Las agencias y los profesionales autónomos incorporan en sus procesos de producción varios proyectos de forma simultánea, de modo que deben crear cadenas de trabajo que permitan obtener un rendimiento rentable al tiempo que aprovechan al máximo los recursos. Para conseguirlo, existen numerosas publicaciones en las que se comparten ideas para ayudar a la labor de los distintos engranajes que conforman este mecanismo tan característico de la industria de la traducción. Sin embargo, este sector también está sometido a diversos elementos que, en ocasiones, pueden llegar el flujo de trabajo normal o moderado, en el que contamos con una planificación temporal ordenada con vistas a un margen de tiempo controlado. Y es que, para los traductores, una de las circunstancias que pueden llegar a suponer un óbice en este aspecto es el de los encargos urgentes. Por supuesto, los profesionales consagrados a esta actividad comercial ya conocen de antemano esta posibilidad y dedican parte de su estrategia corporativa a diseñar hojas de ruta que les permitan afrontar estos casos de una forma satisfactoria para todas las partes y sin restar calidad al producto final. Ahora bien, ¿qué entendemos por encargo urgente?
El concepto de «encargo urgente» no es el mismo para todas las empresas. Algunas entienden que se trata de solicitudes que imponen un obstáculo al flujo normal del ritmo de trabajo, por ejemplo, aquellas que contienen un número de palabras notablemente superior al que un profesional podría atender de forma ordinaria. Otras consideran urgente recibir un encargo, independientemente del número de palabras, para un plazo inferior a 24 horas. En el lado opuesto, hay empresas que no aplican este concepto de urgencia y garantizan poder atender cualquier tipo de solicitud, con independencia de sus limitaciones. De cara a las agencias y los profesionales, esto hace que sea necesario establecer una estrategia comercial para abordar este asunto. ¿Informamos a los clientes de la política de nuestra empresa en relación con los encargos urgentes?, ¿Vamos a cobrar recargos por urgencia ante determinadas circunstancias o vamos a tratar de hacer frente a cualquier encargo con estrategias internas?, ¿Es aconsejable crear conciencia entre nuestros clientes para evitar este tipo de situaciones? Aunque existen respuestas muy diversas, lo cierto es que las urgencias son una realidad muy habitual en el sector, por lo que cuantas más herramientas tengamos a nuestra disposición, mejores serán los resultados obtenidos. Por ello, en el artículo de hoy vamos a compartir una serie de consejos para los clientes, para los gestores de proyectos y para los traductores, a fin de que puedan ayudar a agilizar los flujos de trabajo en casos de encargos urgentes.
Por norma general, la urgencia viene marcada por las indicaciones de los clientes. Como punto de partida, conviene recomendar hacer una reflexión sobre la urgencia de un encargo. ¿Realmente se trata de una solicitud apremiante como consecuencia de un plazo o tan solo queremos disponer de ella lo antes posible por impaciencia? Algunas empresas de traducción cobran una cierta cantidad por atender encargos urgentes, así que determinar erróneamente la urgencia de un proyecto puede afectar al presupuesto de forma innecesaria. Sin embargo, si tras pensarlo detenidamente hemos llegado a la conclusión de que es un encargo urgente, siempre podemos facilitar la labor de la parte traductora; si no es en el presente caso, al menos para los siguientes. Algunos profesionales valoran positivamente que los clientes les hagan llegar los documentos en formatos editables, como Word, ya que la recepción de PDF o documentos escaneados añade un tiempo de edición en el que no se puede traducir simultáneamente, además de acarrear costes adicionales. Por supuesto, las referencias y las instrucciones que se proporcionen deben ser lo más precisas posibles, ya que el tiempo apremia y no siempre existen canales de comunicación adecuados que permitan resolver dudas en plazos reducidos. En este sentido, los profesionales agradecen contar con la disponibilidad de los clientes para poder hacer consultas. Por ejemplo, sería arriesgado pedir, como primer cliente, una traducción a las 5 p.m. para el día siguiente a las 10 a.m. y desaparecer por completo.
En lo relativo a los equipos de gestión de proyectos, sobre ellos recae la importante misión de asumir o no la responsabilidad de un encargo urgente y de distribuir la carga de trabajo correctamente para llegar al objetivo. Por ello, los responsables de esta función estudiarán con el cliente la urgencia de cada caso y le propondrán opciones personalizadas. Algunas empresas cuentan con una plantilla específica para casos de urgencia que están disponibles desde el cierre de operaciones hasta el inicio de la nueva jornada laboral. Otras plantean dividir el proyecto entre distintos traductores y encargar a otro profesional la comprobación final para unificar terminología y aspectos generales. También pueden sugerir el uso de traducción automática con posedición. Asimismo, otra de las tareas de los gestores de proyectos sería prevenir para el futuro, es decir, trabajar en memorias de traducción, guías de estilo, glosarios (labor que puede compartirse con los traductores y con el propio cliente) y demás estrategias que permitan actuar más rápido en futuras ocasiones. Como vemos, aprender a gestionar casos urgentes tiene mucho que ver con la anticipación y las experiencias previas.
Finalmente, del lado de los traductores, queda recordar la importancia de actuar con honestidad y aceptar las tareas cuando podamos garantizar una entrega a tiempo y de calidad (de lo contrario, puede que haga falta redefinir la estrategia con el caso en cuestión). En esta etapa, es posible que haya que trabajar en situaciones de mayor estrés, por lo que habrá que aprender a gestionarlo de forma eficiente. Por supuesto, aquí también son recomendables las tareas de traducción con herramientas TAO, la creación de bases de datos y memorias de traducción personalizadas de cara al futuro.
En esencia, los encargos urgentes son una realidad del sector de la traducción. Los profesionales competentes deben asesorar debidamente a los clientes y acordar una estrategia satisfactoria que permita a los traductores trabajar correctamente bajo una situación de mayor estrés, así como entregar un producto final de la más alta calidad.
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