¿Te gustaría conseguir traducciones de máxima calidad optimizando los gastos? Descubre cómo elaborar una solicitud de propuesta para encontrar la agencia de servicios lingüísticos que mejor se adapte a tus necesidades.
Las solicitudes de propuesta (o «RFP», del inglés «Request for Proposal») constituyen una herramienta ideal para encontrar la mejor agencia de servicios lingüísticos (o «LSP») para tu negocio. Pero, para ello, hay que elaborarlas con propiedad. Y es que tanto elaborar como gestionar una RFP es una tarea muy trabajosa para ambas partes: los clientes y los proveedores de dichos servicios.
En este post, veremos en detalle cómo plantear una RFP, hablaremos sobre cómo identificar las situaciones que la motivan y te daremos recomendaciones para ayudarte a elaborar con éxito tu próxima RFP.
¿Qué es una RFP?
Una RFP viene a ser como el anuncio de un proyecto entrante: si tu empresa necesita localizar un proyecto, hará una descripción de sus necesidades y lanzará una licitación entre los proveedores que cumplan equis requisitos. Las RFP pueden ser públicas o por invitación.
Este proceso te permitirá evaluar las propuestas de los proveedores preseleccionados una vez hayan compartido contigo las soluciones que pueden ofrecerte.
RFP, RFI, RFQ… ¿En qué se diferencian?
Durante tu búsqueda de una LSP, es posible que te encuentres con las siglas «RFI» y «RFQ». ¿Tienes claro lo que significan?
- RFI (Request for Information) equivale a «solicitud de información»
Se trata de un documento en el que figuran datos sobre proveedores, servicios o soluciones potenciales. Normalmente, en una RFI consta información genérica (p. ej., contexto de la agencia, su experiencia y sus capacidades).
Dicho de otro modo, las RFI sirven para precalificar proveedores potenciales antes de pasar a hacer una solicitud de propuesta formal.
- RFQ (Request for Quote) equivale a «solicitud de presupuesto»
Se trata de un documento mediante el que se solicita a los potenciales proveedores un resumen de precios. En él se incluye información relativa a los productos y servicios solicitados, así como términos y condiciones de carácter específico.
Sirve para recopilar información sobre precios competitivos, por lo que de parte de los proveedores lo que se recibe es un presupuesto.
¿Cuándo conviene elaborar una RFP?
Las solicitudes de presupuesto valen la pena en los siguientes escenarios:
- Si aún no cuentas con un proceso de traducción estandarizado.
- Si necesitas localizar un proyecto a gran escala para el que necesites perfiles lingüísticos con un tipo concreto de experiencia.
- Si has experimentado alguna de las siguientes situaciones con tu proveedor actual:
-
- Traducciones de calidad insuficiente
- Ausencia de procesos de trabajo y tecnología de traducción
- Aumento de los costes de los servicios de traducción
- Oferta de servicios insuficiente
- Falta de recursos para adaptarse a tus necesidades (p. ej., nuevas combinaciones lingüísticas)
Cómo planear una RFP
Antes de empezar, conviene aclarar una serie de puntos importantes:
- ¿Tu solicitud de propuesta será únicamente por invitación o estará abierta a cualquier proveedor cualificado?
- ¿El objetivo principal es lograr una mayor calidad o ahorrar costes?
- ¿Qué plazo darás para que respondan?
- ¿En qué medio publicarás tu RFP y cómo recopilarás las respuestas?
- ¿Cómo gestionarás las preguntas que te hagan llegar los proveedores?
- ¿Quién será la persona responsable de gestionar estas preguntas y, más adelante, de evaluar las propuestas y llevar a cabo las negociaciones contractuales?
¿Qué información hay que proporcionar?
Los proveedores deben tener una idea general clara de por qué has elaborado esa RFP y de cuáles son tus necesidades lingüísticas. Ofrece información detallada sobre los siguientes aspectos:
- Tu negocio y por qué necesitas servicios de traducción/localización
- Tu equipo tecnológico y las integraciones con las que normalmente trabajas
- Las combinaciones lingüísticas que precisas
- El volumen esperado y la frecuencia de solicitudes de traducción
- El tipo de servicios que precisas (p. ej., traducción humana, traducción automática, transcreación, localización)
- El área de especialidad
- El formato del contenido (p. ej., xml, pdf, indd, docx, rtf, etc.).
- Las restricciones relativas a la extensión del texto (si las hay)
- Los procesos y requisitos a nivel interno
- La organización actual de los servicios de traducción
- Problemas que estés experimentando actualmente en relación con los servicios de traducción
¿Qué preguntas incluir en tu RFP de traducción?
Hacer las preguntas adecuadas es fundamental para poder tomar después una decisión informada y seleccionar a la LSP ideal para tus necesidades. Estas son algunas de las cuestiones por las que deberías preguntar:
- El tamaño de la empresa
Los factores como la rotación y el número de empleados son un indicador de la influencia de la empresa en la industria.
- Ubicaciones de la empresa
Esto puede darte una buena idea de las combinaciones lingüísticas que maneja el proveedor.
- Calidad
Las traducciones de calidad son el resultado de procesos minuciosos, así que asegúrate de que tus proveedores cuenten con certificaciones relevantes (como la ISO 9001 y la ISO 17100). Por otro lado, pregunta acerca del índice de satisfacción del cliente y pide información sobre la gestión de disconformidades.
- Procesos y tecnología en materia de traducción
Es posible que necesites algunas herramientas en concreto para optimizar el flujo de trabajo de las traducciones, como:
-
- Sistemas de gestión de traducciones (TMS, por sus siglas en inglés)
- Creación de glosarios y gestión terminológica
- Revisión en la nube para múltiples usuarios
- Un repositorio de documentos
- Un portal del cliente con características concretas
- Otras herramientas de tecnología lingüística
- Seguridad y protección de datos
Tu proveedor de traducción debe demostrar su compromiso por preservar la privacidad de tus datos. Además, debe enseñarte su proceso para la seguridad de los datos de propiedad intelectual, tanto durante el transcurso del proyecto de traducción como después.
- Capacidad
Pregunta a tu proveedor por sus plazos de entrega para asegurarte de que puede gestionar tus volúmenes de traducción.
- Estudios de caso
Esto te ayudará a evaluar su calidad y entender si tu negocio está alineado con su base de clientes en términos de tamaño.
- Costes
Pregunta por el precio de los servicios que te resulten más relevantes y clasifícalos. Los más frecuentes son estos:
-
- Tarifas de traducción para diferentes combinaciones lingüísticas (por hora o por palabra)
- El coste de servicios adicionales (p. ej., la maquetación)
- Los posibles costes de suscripciones (p. ej., licencias)
- Descuentos por las coincidencias con las memorias de traducción o por el volumen del proyecto
- Recargos (p. ej., por traducciones urgentes)
- Tarifas mínimas
Cómo evaluar las propuestas
Puedes usar un sistema de puntos para clasificar a los proveedores según vayan cumpliendo tus criterios. Una vez tengas la lista con los finalistas, quizá también te interese solicitarles:
- Referencias de otros clientes con empresas similares a la tuya
- Traducciones de muestra con contenido similar al tuyo
- Una RFQ
Ya has encontrado a tu LSP ideal. ¿Ahora qué?
Una vez hayas seleccionado al socio lingüístico idóneo, deberías implementar un sistema de evaluación continua. En otras palabras, deberías establecer una serie de KPI para medir el rendimiento de tu nuevo socio en términos de:
- Calidad de la traducción
- Puntualidad en las entregas
- Calidad del servicio
Si estás buscando un proveedor que pueda satisfacer todas tus necesidades lingüísticas, Montero Language Services puede ser la solución. Con nuestras soluciones personalizadas de traducción, localización, interpretación, gestión de marcas, o servicios digitales, lograrás reforzar tu presencia internacional.
